Økonomi og regnskap

Hva har man gjort:
Fokus på de enkelte regnskapsoppgavene. Litt spørsmål og svar rundt fakturaflyt, bank, reskontro etc. På faktureringsområdet er det sendt ut faktura løpende etter go-live, og der er det også regelmessige stand-ups. 

Hvordan har det gått:
Alt ser bra ut. Det er selvfølgelig noen småjusteringer som må til her og der, men per nå ser alt veldig bra ut.  

Ev. Utfordringer:
Ingen store per nå 

Neste uke/de neste dagene:
Viktig å sikre at matchede faktura fra Ehandel flyter på en fin måte. Pga utsettelse av oppstart der så har man ikke fått sjekket at alt fungerer i en "live"-setting på disse. Dette skal testes de neste dagene.

Hva har man gjort:

Justert noe på bankoppsett, samt forberedt opplæringsøkter. Daglige standups.

Hvordan har det gått:

Alt ser bra ut til nå. Avdekket noen ekstra opplæringsbehov.

Ev. Utfordringer:

Ingen store utfordringer.  

Neste uke:

Fortsette med daglige standups, legge inn et par opplæringssesjoner på bilagsfilter, rapporter og dashboards. 

Hva har man gjort:

Vi har gått live!

Tilgangene er på plass og testet, det er gjort flere utbetalinger via bank og systemet er oppe.

Hvordan har det gått:

Alt har gått smertefritt til nå. Det er alltid noen spørsmål og oppsett med noen justeringer, men alt i alt veldig bra!

Ev. Utfordringer:

Pr nå ingen store.

Neste uke:

Aksesspunktet blir flyttet til 15.januar, og da vil EHF-faktura komme direkte til Xledger. Da er vi også klare til å kjøre opplæringssesjonene til attestanter og anvisere på torsdag og fredag i neste uke. Dette er viktige milepæler, for da kommer mange brukere som aldri har sett Xledger før. Spennende!

Det er utarbeidet en "siste" aktivitetsliste med de viktigste punktene før driftsstart. Det viktigste punktet er oppkobling til ny bank. Oppstart vil kunne gjennomføres uten at alt er på plass, da de gamle bankkontoene kan kobles opp i mellomtiden. Plan A er uansett at de nye bankkontoene og oppsett rundt disse er klar over nyttår. Prosess rundt ordrer uten anvisning i E-handel er også på plass. Der utarbeides det en felles rutinebeskrivelse fra Økonomi og Ehandel som deles med kunde etter oppstart. 

Det ble gjennomført kursing i fakturering i forrige uke. Kursene ble gjennomførte etter plan og med planlagt innhold.  

Økonomi er i utgangspunktet ferdig implementert. Det som gjenstår er kundedrevne endringer: 

• Noen endringer på org.kart. Telemark er oppdatert, venter på bekreftelse fra Vestfold 
• Bankbytte – justeringer på bankoppsettene og nye bankkontoer 
• Nytt Selskap "Fergene FKF" 
• Ekstra opplæring Vestfoldmuseene 
• Manuelt oppsett flyt på kantinene på det som kommer fra E-handel 
• Diverse småoppsett: Betalingsfilter, diskusjon rundt bilagsart/dim.kontroll etc. 

Vi er inne i en fase der det gjennomføres små justeringer i oppsettene.

Det er eksempelvis justert litt på hvilke menypunkter hver rolle skal ha, litt justeringer på dimensjonskontroll og enkelte praktiske oppsett. Basene er i utgangspunktet helt klare til driftsettelse. Vi opplever at fylkeskommunene er fullt ut opptatt med å fylle ut rollelistene og vi prøver å bidra inn der etter beste evne. 

Hva har man gjort:
Det er jobbet med avklaringer rundt oppgaver som gjelder roller. Det er satt av tid til å få ferdigstillt tildeling av roller.  

Hva har man gjort:
Gått gjennom spørsmål. Avklaringer for å kunne løse oppgaver gitt uke 45 (roller). Tiden som er avsatt denne uken går til å jobbe med tildelte oppgaver.  

Neste uke:
Det er kun satt opp ett møte i neste uke. Det vil bli stand up på tirsdag og avklaringer på evt spørsmål. 

Hva har man gjort:
Gjennomgang av arbeidsflyt for prosjektledere. Egen gjennomgang av dimensjonskontroll. Det har også vært egne workshops angående omtvistede faktura og endringer i KOSTRA som gir behov for oppdateringer. Det ble også gitt en egen oppgave på tildeling av roller innenfor økonomi og ehandel.
Frist 1/12 på levering 

Ev. Utfordringer:
Kan bli noe presset på tid på leveranse av rollefordeling til HR 

Hva har man gjort:
Det har vært fokus på prosjekter og prosjektstruktur – med påfølgende justeringer av dimensjonskontrollen. I tillegg har det vært arbeidet med å klargjøre for godkjenningsprøven.

Neste uke:
Begynne siste finpuss på arbeidsflyten på de områdene som avviker noe fra standard for eksempel.

Hva har man gjort:

Gjennomført fysiske workshops sammen med fylkeskommunenes attestanter og anvisere, samt avholdt workshops med team-medlemmene i relevante tema. 

Hvordan har det gått:

Det har gått veldig bra! 

Ev. Utfordringer:

Ingen utfordringer, men det er anbud på banktjenester med kontraktsdato i begynnelsen av desember. Viktig at fylkene er klare til dyst dersom det blir bankbytte.  

Neste uke:

Det er laget en oppfølgningsplan ut året for team regnskap. Fokus blir å optimalisere dimensjonskontroll, prosjektstruktur og arbeidsflyten. I tillegg er det noe økt fokus på underselskapenes behov. 

Fakturering fortsetter verifiseringsfasen. Det har vært en del testing og feilsøking hvor blant annet dimensjonskontroll har opptrådd uheldig, eksempelvis at det ikke er satt opp tillatte momskoder på inntektskontoer. Dette er kun gjort for utgiftskontoer. Kunden jobber videre med nye aktiviteter for en ny periode. Kartlegging av ny fysisk kursdato jobbes det med. Dette blir enten 4. eller 10. desember.  

Hva har man gjort:
Fokus har vært på gjennomføring av opplæring/verifiseringsdag i Telemark og i Vestfold. I tillegg har workshopene konsentrert seg om litt faglige tema slik som mva-håndtering og behandling av utenlandske faktura. 

Hvordan har det gått:
Verifiseringsdagen gikk veldig bra. Alle brukerne hadde fått tilganger via integrasjon. Alle fikk logget inn og alle fikk behandlet faktura. Imponerende innsats og prestasjon fra deltakerne. 

Ev. Utfordringer:
Begge Fylkeskommunene er ute på anbud på ny bank. Dette avgjøres i begynnelsen av desember. Viktig at det holdes litt fokus dersom det blir bankbytte. Det skal ikke være noe problem, men det er en liten ekstraarbeid fra kunde som må utføres. 

Neste uke:
Vi deler workshopene litt opp på torsdager for å jobbe med spesifikke problemstillinger. Men vi fortsetter videre med orientering og oppgavefordeling på tirsdager og tema på torsdager. 

Xledger økonomi er egentlig ferdig implementert og klart for driftsettelse.

Det som foregår i teamene er i stor grad opplæring og informasjonsflyt. Workshopene blir i større grad skreddersydd til det enkelte fylke de neste ukene. Tema blir eksempelvis tuning av regnskapsrollene, arbeidsflyt (ikke systemmessig men rutiner internt), prosjektstruktur, konteringsregler etc).  

Forrige ukes regnskapsworkshops ble reduserte pga høstferie og sykdom.

Denne uken er det gjennomført en workshop der det er svart ut spørsmål og man har gjennomgått ukene fremover. Alt er i rute per nå.  

Neste uke blir det avholdt en workshop 16.oktober i Skien og Tønsberg der konterere, attestanter og anvisere får prøve å gjennomføre en tilnærmet "normal" arbeidsflyt i Xledger. 

Det er planlagt å avholde testing av objektet i godkjenningsprøven 1.november, og eventuelt uken etter dersom man ikke kommer i mål denne dagen. 

Faktureringsdelen av prosjektet er i rute med å bli ferdig med aktivitetene som var definert frem til og med uke 41. I de neste ukene skal det ses på innkrevingskodene på selskapene, samt plan for go-live. 

Hva har man gjort:  

Det er avvikling av høstferie denne uken, og dermed ble det kun avholdt en kort workshop på tirsdag. Torsdagens workshop er avlyst. Leverandør hjelper med oppsett av demobasene slik at kunde kan inn å gjøre enkle arbeidsflyter i mellomtiden. 

Fakturering:  

Verifiseringsfasen fortsetter. Kontroller av dimensjonskontroll mot produkter importert er nå utført, og det ble avdekket et par avvik. Disse skal nå være ordnet opp i. Oppdaget noe problematikk med bruk av momskoder, og at det ikke var satt opp gyldige momskoder mot inntektsgruppene 16k og 17k. Løses internt. 

Neste uke:  

Verifiseringsfasen fortsetter

Hva har man gjort:  

Det ble avholdt en dag med utprøving av ny arbeidsflyt torsdag 19. september. Dagen gikk veldig bra, der delprosjektleder fra Xledger deltok fysisk. Det ble prøvd ut ulike scenario med rundt 20 deltakere med ulike roller.  Det opplevdes som at deltakerne hadde stor entusiasme, og alle 6 timene gikk unna veldig fort. Noen av problemstillingene som dukket opp vil bearbeides i de neste ukers temaworkshops. Vi planlegger også en ny fysisk runde med attestanter og anvisere 16.oktober. Det er delprosjektlederne hos kunde som har initiert dette. 

På fakturering har man gjennomført workshopene etter plan, og man arbeider med aktivitene i planner. 

Hvordan har det gått: Det var tydelig at det ble satt pris på en slik fysisk workshop med ett tema. Det ble avdekket noen kunnskapsmangler som det tas med i videre workshops. Den nye arbeidsflyten fungerte etter hensikt, og det ble ikke avdekket noen feil i denne. Vi går videre med denne løsningen. 

Ev. Utfordringer:   

Det kom opp noen problemstillinger angående interne rutiner på hvordan faktura skulle flyte i de enkelte fylkeskommunene. Der er det litt opp til kunde, med støtte fra leverandør, å lage gode flyter som matcher med organiseringen.  

Neste uke:  

Neste uke er det høstferie. Vi opprettholder workshoptidspunktene på regnskap, mens det på fakturering er opphold en uke.  

Fakturering: Kun en workshop denne uken. Arbeidet fortsetter med aktivitetene i Teams. Per nå er fakturablanketter for alle selskapene godkjent. 

Økonomi: Gjennomført workshops etter plan. Fokus er på få gjennomført en god testdag i Skien førstkommende torsdag. Per nå ingen store utfordringer. 

Fakturering:

Fortsetter møteserien med møtetidspunkt og avsatt tid mandager og onsdager. Det arbeides med aktiviteter i verifiseringsfasen, og disse lukkes fortløpende av kunde. Onsdagsmøte i neste uke utgår grunnet reisevirksomhet.

Regnskap:

Fortsetter møteserien med workshops tirsdag og torsdag, der tirsdager er tenkt primært brukt til prosjektoppfølgning, oppgaveplanlegging og spørsmål og svar. Torsdager er tenkt primært brukt til temaworkshops, der det gås gjennom funksjonalitet, opplæring og liknende.

19.september er satt av til første utprøving av arbeidsflyten, der delprosjektleder vil delta fysisk i Skien. Videre er det tenkt 2-3 liknende eventer ut fasen for å sikre god opplæring og kvalitetssikring av den justerte arbeidsflyten. Det vil være mulighet for fysisk oppmøte på noen av disse. Det er lagt inn ønske om å få gjennomført godkjenningsprøven senest i uke 44, noe som er før den tidligere avtalte tidsperioden.

Hva har man gjort:

Fakturering: Avholdt regelmessige workshops, og det ble gjennomgått faste konti salg 2.9. Alle oppsett var på plass før sommeren.

Regnskap: Det gjennomføres forberedelser før testing. Arbeidsflyt og roller ble på nytt gjennomgått i tirsdagens workshop, og GO-live plan vil være tema for torsdagens workshop.

Hvordan har det gått:

Fakturering: Kurs ble avlyst 18 og 19 september. Det må avklares hvem som skal fakturere fra kunde, og disse må gis opplæring når det nærmer seg Go-live. Det gjøres enkle testfaktureringer, men ikke på volum.

Ev. Utfordringer:

Ikke en utfordring, men noe å være obs på: Utprøvingen av nytt system er ikke startet for fullt hos kunde, og siden alle oppsett er ferdige så har det vært lite aktivitet etter sommeren. Aktiviteten i teamet vil være veldig basert på kundeinitiativ når vi er ferdige med de nærmeste ukenes workshoper.

Regnskap: Gjennomførte workshop i forrige uke. Superbrukeropplæring med fokus på arbeidsflyt denne uken.  

Fakturering: Gjennomførte superbrukeropplæring i forrige uke i to bolker, en for hvert fylke. 

Hvordan har det gått: 

Det kommer en del spørsmål nå på totalen i løsningen, men det har gått veldig bra. Vi skal gå enda mer inn å forklare helheten av ERP-plattformen i morgen også.

Ev. Utfordringer:  

Ingen.

Neste uke?  

Regnskap: Fortsetter med to workshops i uken og følger aktivitetene som ligger i "planner" 

Fakturering: Fortsetter med ukentlig workshop og følger aktivitetene som ligger i "planner. "

Hva har man gjort:

Oppstartsworkshop i økonomiteamet etter sommeren ble avholdt på torsdag. Der ble høstens plan gjennomgått. Kunde fikk utlevert oppgave på å levere attestanter og anvisere som skal bidra i verifiseringen.

Fakturering har også hatt oppstart, og kursingen er begynt i dag (onsdag).Her har det vært viktig å være litt tidlig ute, da det i stor grad ikke er deltakere i prosjektet som har ansvaret for selve faktureringen. Det vil bli oppfølging og opplæring mot disse før første fakturering.

Hvordan har det gått:

Det var godt å komme I gang! :)

Ev. Utfordringer:

Ingen nye utfordringer – men det er begynt å bli veldig mange prosjektbrukere som har tilgang til økonomisystemet. Dette har en naturlig forklaring når det kommer til testing/kursing etc. Men vi begynner å nærme oss en grense for hvor mange brukere vi burde ha inne før oppstart.

Hva har man gjort: Oppstart er ikke før 15. august. Fortsetter med to ukentlige møter. Plan for oppstart fram til 15 september er klart. Plan for opplæring 27-28.august er under arbeid. 

Hvordan har det gått/evt. utfordringer: Hvordan løse utlegg? 

Nytt selskap: Fagskolen i Telemark, pluss kanskje ett til. 
Det er en utvidelse av omfanget til prosjektet. Burde kunne håndteres uten påvirkning på tid eller kotnad.

Per i dag går ikke alle dimensjonskontroller kan flyte over til EHandel-løsning? Men, det er et ønske og en plan for at ehandel skal få støtte for gruppebegrepet i økonomi, som vil løse dette. Forhåpentligvis på plass til oppstart, gitt at løsningen lar seg utvikle som planlagt.

Primærnæring MVA-håndtering: Det har vært flere interne møter. Vi tror løsningen er på plass, men den må testes.

Regnskapsteamet er ferdig med implementeringen. På leverandørsiden gjennomføres det noen enkle bankoppsett og aktivitetsplanlegging denne uken for å klargjøre høsten. 

Faktureringsteamet anser seg som ferdig med implementeringsfasen av prosjektet. Planlegging og fastsetting av datoer for kurs etter sommeren blir konkretisert i siste møte før ferie. 

• Regnskap: Alle tema-workshops er nå gjennomførte. Det avholdes en siste planleggingssesjon før sommeren på torsdag 20.06 der det blir enkel planlegging av høsten. Tema da vil være oppstartstidspunkt, høstens aktiviteter og møtebookinger. Det blir også en rask gjennomgang av de allerede fullførte aktivitetene. Det ligger ingen flere planlagte workshops før etter sommeren. Per nå ingen store utfordringer. 

• Fakturering: Det arbeides fortsatt med å ferdigstille produktoversikten, samt oppsett mot konto. Trolig ferdig denne uken. Siste arbeidsuke før sommerferien er neste uke, og da er målsetningen å få spikret tidspunkt for kursing, samt hva det skal kurses i for superbrukere versus vanlig brukere. 

Regnskap: 
Implementeringsaktivitetene i teamet er i all hovedsak fullført. Vi har dermed redusert workshopene før sommeren. Vi avholder et kort standup-møte for å takle spørsmål, diskusjoner og diverse. I tillegg har vi avholdt en ukentlig tema-workshop der vi ser på tips og triks i bruken av verktøyet. 

Torsdag 6.6 var tema hovedboksutligning og avvikskontroll, mens det førstkommende torsdag 13.6 vil være filimporter og filmaler som er i fokus. I neste uke avholdes den siste temaworkshopen (Administrator i Xledger), samt det siste planlagte standup-møtet før sommeren. 

Fakturering: Grunnet fravær fra flere deltakere i prosjektet denne uken, har vi valgt å ha møtefri. Vi fortsetter neste uke med produktoversikten. For fylkeskommunene som har produktoversikt av en gitt størrelse har vi valgt å importere disse inn i systemet, mens for de mindre selskapene med veldig få produkter har deltakerne fått i oppgave å legge disse inn manuelt Dette som en del av opplæring i opprettelse og vedlikehold av produkter i Xledger. Satser på å være ferdig med disse ila neste uke, og da anser vi implementeringsfasen av prosjektet for fakturering utført. Da gjenstår det å kartlegge kursdeltakere og kurs behov, samt tidspunkt for dette.

Regnskap: Dimensjonskontroll, lønnskontoplan og oppsett/dimensjoner på småselskapene er ferdigstilt. Forventer noen justeringer I løpet av høsten, men grunnoppsettene er på plass. Ingen implementeringsoppgaver igjen nå før sommeren. 

Alle leveranser er levert. Veldig dedikerte deltakere som har bidratt til å ferdigstille I god tid. Noen justeringer I etterkant av leveranser, men alt I alt har det gått over forventning. 

Ingen utfordringer per nå. Viktig å få avklart opprettelsen av Fagskolen I Telemark (eget selskap) 

Det avholdes 3 temaworkshops I ukene før ferien, ellers kun korte standups.  

Fakturering: Faktureringsdelen av prosjektet arbeider fortsatt med produktoversikten, og da spesielt for fylkeskommunene. Mapping av gamle kontoer mot nye kontoer i Xledger har vært fokus denne uken. Ellers er det lastet opp logoer for de fleste selskapene, noe som dels har vært litt tidkrevende grunnet utfordringer hos deltakerne å fremskaffe riktig format  på logoene. Neste uke vil deltakerne selv få i oppgave å legge inn i produkter på de mindre selskapene, hvor det ikke er hensiktsmessig å foreta import. Tenker den øvelsen gjør kunde i stand til å vedlikeholde og opprette nye produkter i fremtiden. Ingen utfordringer så langt.  
 
Arena, frist for å gå i gang? Presentert 5. juni.  

Økonomi og regnskap 

Regnskap: Teamet er straks ferdig med grunnimplementeringen. Disse oppgavene gjenstår (hjemmelekser): 

• Siste leveranse lønnskontoer på underenheter (frist 30.05) 
• Siste avstemming dimensjoner på underenheter (frist 30.05) 
• Leveranse av dimensjonskontroll Telemark FK (frist 30.05), Vestfold FK har levert. 

Opplæringsdager 27-28.august er nå booket inn. Det er kalt inn til ukentlig temaworkshops fram mot sommeren, mens de andre workshopene omgjøres til standups (ekstra oppfølgning ved behov). Mål om å sommeravslutte 20.juni. 

Fakturering: Godt i rute. Har vært litt frem og tilbake med produktoversikten grunnet at dimensjonene i exceloversikten og Xledger ikke stemmer overens. Enten at dimensjoner ikke var lastet inn, eksempelvis ansvar/tjeneste, eller som nå sist avdekket at kontoer som produktene henviser til ikke stemmer med kontoplan lagt inn i Xledger. Dette siste eksemplet har deltakerne nettopp fått i oppgave å se på. Det jobbes parallelt med kartlegging av kursbehov/deltakere. 

Fakturering: Godt i rute. Har startet med abonnementsfakturering, og faktureringsmaler venter i neste uke. 

Regnskap: Godt i rute. Noe "frem og tilbake" på underselskapene og på prosjektdimensjonen. Levert det som skal over til HR og lønn på hovedselskaper, men mangler noen småting på underselskapene. 

Planlagt "fot i bakken" på torsdagens workshop for å samle trådene før sommeren.